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Quel est le processus obligatoire pour le stockage des factures ? 

François Xavier Combe
Écrit par François Xavier Combe, le 15 février 2022
Temps de lecture : 6 minutes

Combien de temps garder les factures : vos réponses en bref

En France un délai de conservation s’applique aux factures. Ce délai est plus ou moins long selon la nature de facture. Il faut donc faire au cas par cas afin de s’assurer d’être dans la légalité et d’éviter des sanctions pénales.

S’il s’agit de facture d’eau, d'électricité ou encore de gaz le délai normalement imposé est de 5 ans mais bien sûr cela peut varier selon le cas. S’il s’agit de facture d’entreprise, 3 critères sont considérés : Il y a la réglementation commerciale, la réglementation économique et la réglementation fiscale. Selon le type de facture un délai sera accordé.

 Combien de temps garder une facture ?

En France un délai de conservation s’applique aux factures. Ce délai est plus ou moins long selon la nature de facture. Différentes raisons peuvent être la cause de la conservation, par exemple :

  • Certaines factures seront importantes à garder afin d’exercer un droit dessus, par exemple demander un remboursement. 
  • D’autres seront obligatoirement à garder pendant un certain délai car quelque chose en sera réclamé, comme une amende. Ce délai est appelé un délai de prescription.
  • Il est possible de garder ses factures pour s’en servir comme preuve, par exemple face à la justice.

 

Bien sûr il peut y avoir d’autres raisons car cela dépendra du cas de figure puisque certains délais de facture peuvent être allongés. Ici le délai peut être suspendu, il peut s’agir d’une personne mineure par exemple et le délai démarrera seulement à sa majorité.

Si il y a un cas de recours à la médiation ou à la conciliation, le délai peut être suspendu.

Dans tous les cas, il est important de garder une facture pendant le délai nécessaire afin d’éviter des sanctions et de pouvoir se défendre si besoin.

Aujourd’hui le délai pour garder une facture de type électricité, eau ou encore gaz est de cinq ans mais comme expliqué précédemment, il est important de faire au cas par cas.

Lorsqu’il s’agit des factures d’une entreprise, 3 critères de facture entrent en jeu : 

  • Il y a tout d’abord la réglementation commerciale, où dans ce cas les documents comptables et l’ensemble des pièces justificatives afférentes aux opérations commerciales doivent être conservés par le commerçant pendant une durée équivalente de 10 ans.
  • La réglementation économique, où ici il faut conserver toute les transaction de vente ou de prestation de services pendant 3 ans.
  • Et enfin la réglementation fiscale, il est imposé aux entreprises de conserver les pièces comptables pendant 6 ans à compter de leur date d’établissement..

Sous quelle forme garder une facture ?

Selon la facture, il est possible de la garder sous différentes formes. Par exemple :

  • S’il s’agit d’une facture d’achat, aussi appelée facture fournisseurs, il faut la garder sous sa forme originale. 
  • Si la facture est une facture de vente, dans ce cas il faut la conserver en plus de sa forme originale sous la forme d’une photocopie. Cette photocopie doit bien sûr correspondre parfaitement à la facture d’origine et ne doit donc subir aucune transformation. L’importance de garder une facture de vente est due à la possibilité d’une réduction de la TVA.  

Lorsqu’il s’agit d’une entreprise, il existe différentes formes sous lesquelles les factures sont conservées :

  • Il est possible de réaliser un double de la facture délivrée, donc deux documents sont imprimés. L’original reviendra au client et le double sera archivé par l’entreprise.
  • Il est également possible de réaliser une double facture mais le double de l’original remise au client, sera conservée sous format électronique. 

Lorsque les factures sont conservées sous forme numérique il faut alors s’assurer que la qualité est bonne, que la facture est fidèle à l’originale et qu’elle n’ait pas subi de modifications. En revanche, si la facture est envoyée par support électronique, cette dernière est sécurisée à l’aide d’une piste d’audit fiable. Dans ce cas l’impression papier de ces factures n’est pas nécessaire car elle ne sera pas considérée comme une facture d’origine. 

Dans le cas où, une entreprise souhaite conserver une facture papier au format électronique, elle devra alors respecter les conditions prévues par les articles A102 B-1 et B-2 du livre des procédures fiscales. Voici la liste des conditions :

  • L’entreprise devra être en mesure de reproduire la facture à l'identique de l’originale que ce soit en image, en couleur et en contenu ;
  • Une fois le document numérisé, il doit être conservé en format PDF ou PDF A/3 apposé d’une signature électronique ou d’un cachet serveur conforme, au minimum, au RGS (référentiel général de sécurité) de niveau une étoile, d’une empreinte numérique ou d’un autre dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française.
  • Le document numérisé devra montrer tout ajout, remarque ou information qui aurait pu être annoté sur le format papier.
  • Toutes les opérations d’archivage numérique des factures établies originairement au format papier seront définies selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles afin d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures numérisées durant le délai de conservation.

Enfin il est à noter que lorsque l’entreprise veut réaliser un archivage numérique de ses factures, elle peut elle-même réaliser cette procédure ou alors se tourner vers un tiers mandaté qui s’assurera que l’archivage soit réalisé correctement en apportant une garantie de conservation dans les délais légaux et dans les meilleures conditions que ce soit au niveau de la sécurité, de l’authentification des factures, de la lisibilité ou encore de la validité de celles-ci.

Afin que les agents de l’administration fiscale puissent accéder aux archivages des factures, il est obligatoire que ces dernières soient entreposées sur le territoire français, ou bien dans un autre État membre de l’Union européenne ou encore dans un pays situé en dehors de l’UE mais fournissant les mêmes garanties en matière d’assistance administrative et de droit d’accès aux données qu’un État membre de l’UE.

S’il s’agit du dernier cas, l’entreprise devra alors déclarer la localisation du stockage des factures électroniques à l’administration fiscale.

Dans l’éventualité où l’entreprise ne peut pas respecter les conditions imposées alors elle devra conserver la facture au format papier.

Si vous voulez être couverts pour vos éventuelles erreurs sur les factures, n’hésitez pas à souscrire à notre assurance RC pro !

Quels sont les risques et les sanctions ?

Si une entreprise ne respecte pas les règles d’archivage des factures, cette dernière peut encourir de graves sanctions. En voici quelques exemples :

  • Si l’entreprise n’a pas conservé les factures de vente clients, elle encourt une pénalité de 50% des montants facturés.
  • Si l’entreprise n’a pas sauvegardé les factures d’achat des fournisseurs, elle risque un rejet de déduction des charges.
  • Ou encore si les documents comptables possèdent un défaut de conservation alors l’entreprise encourt un rejet de sa comptabilité. 

Une entrave aux mesures de conservation des factures peut entraîner une amende de 25 000 € avec 6 mois de prison avec sursis en cas de récidive pour le dirigeant de l’entreprise. Sachant qu’en cas d’absence de conservation des documents fiscaux une amende supplémentaire de 5 000 € peut être appliquée. 

S’il s’agit de non-respect des modalités de conservation avec une suspicion de faux et d’usage de faux peut entraîner l’entreprise à payer une amende pouvant aller jusqu’à 225 000 €.

Si vous voulez des conseils pour réaliser votre facture, consultez notre article Comment faire une facture ?

François Xavier Combe

À propos de François Xavier Combe

François-Xavier décide de créer Easyblue après plus de 15 années passées à développer des agences AXA.Son expertise de l'assurance est un levier indispensable à la compréhension des risques auxquels sont confrontés les entrepreneurs chaque jour. Fasciné par la manière dont certains arrivent toujours à repousser leurs limites, il prend Kai Lenny et Nirmal Purja comme inspiration pour conter les récits des plus belles aventures humaines.

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