La facture acquittée : prouvez que vous avez payé vos factures !

Qu’est-ce qu’une facture acquittée ?

La facture acquittée est un document comptable qui possède la preuve de réception d’un paiement. C’est tout simplement une facture sur laquelle est apposée la mention « acquittée ».  Cette facture doit être conservée précieusement. En cas de litige, elle peut servir de preuve et ainsi justifier votre bonne foi.

Ce type de facture peut être édité par un fournisseur, un comptable public, ou directement par le client.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji is_page"></div><p>Dans le secteur du bâtiment et des travaux publics, il est d’usage de demander une facture acquittée. En effet, comme les règlements sont réalisés au fur et à mesure de l’avancée des travaux, il est plus simple d’avoir recours à ce type de preuve de paiement.</p></div>

La facture acquittée est-elle obligatoire ?

Émettre une facture acquittée n’est pas obligatoire, contrairement aux factures « classiques ». C’est seulement une option offerte aux clients et aux fournisseurs pour leur simplifier la comptabilité, ou à des fins probatoires.

S’il le souhaite, un fournisseur peut émettre systématiquement une facture acquittée, ou si un client le lui demande. Peu importe le motif de sa demande, il est obligatoire de transmettre ce document comptable dès que la demande a été réalisée et que le règlement est bien crédité sur le compte bancaire.

L’utilité comptable et juridique d’une facture acquittée

En comptabilité, avoir une facture acquittée permet une lisibilité claire de la trésorerie (autant pour un client que pour un fournisseur ou un prestataire de service).

Au niveau juridique, la facture acquittée permet de servir de justificatif en cas de litige. Elle représente une preuve de paiement.

Conformément à l’article 1353 du Code Civil, la charge de la preuve incombe au demandeur. La facture acquittée représente donc un moyen de preuve recevable au tribunal.

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Quelles mentions doit comporter une facture acquittée ?

Pour qu’une facture soit officiellement acquittée, elle doit comporter les mentions obligatoires suivantes :

·      « Acquittée »

·      Date de règlement de la facture

·      Mode de règlement utilisé pour la facture

·      Référence du règlement concerné

·      Signature de l’entreprise émettrice

Il n’est pas nécessaire de rédiger une nouvelle facture. Ces mentions doivent être ajoutées sur la facture existante. Cette dernière conserve donc son numéro de facture, sa date d’émission et les informations relatives aux produits vendus ou aux prestations réalisées.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji is_page"></div><p>Depuis le 1er octobre 2019, les factures doivent mentionner l’adresse de facturation si elle est différente de l’adresse des parties. Elles doivent également mentionner le numéro du bon de commande s’il a été préalablement établi par l’acheteur.</p></div>

S’il y a un manquement aux règles d’émission d’une facture, cela n’entraîne en aucun cas sa nullité.

<div class="article-highlight_component is-cta"><div class="article-highlight_emoji is_cta"></div><p>Si vous avez besoin d’aide pour rédiger une facture, n’hésitez pas à consulter notre article comment faire une facture ?</p></div>

Quel est le processus à suivre pour une facture acquittée ?

Le plus souvent, la facture acquittée est émise par le fournisseur après la réception du paiement. Cependant, elle peut aussi être émise par le client afin de prouver son règlement (alinéa 2 de l’article 1353 du Code Civil).

Une facture peut être acquittée :

·      Par le fournisseur

C’est celui qui va émettre la facture. Elle matérialise la créance du fournisseur après une vente de produits ou une prestation de services. En tant que fournisseur, il est possible d’établir une facture acquittée pour simplifier la comptabilité ou à la demande d’un client.

Il faut cependant attendre que le règlement de la facture soit crédité sur un compte bancaire.

La facture acquittée peut être envoyée au client (s’il en fait la demande par exemple), mais ce n’est pas obligatoire.

·      Par le client

Le client peut lui aussi établir une facture acquittée pour justifier son paiement. Il a juste à indiquer la mention suivante sur la facture « Acquittée le [date] par [mode de paiement] ».

Le client doit cependant attendre que le règlement soit débité sur son compte bancaire avant de réaliser une facture acquittée.

Le client peut ensuite envoyer ce document comptable au fournisseur, accompagné d’une copie de son relevé bancaire. Cela prouvera qu’il a bien procédé au règlement de la créance.

Comment prouver un règlement par un autre moyen que la facture acquittée ?

Dans certains cas, l’acquittement d’une facture peut être impossible. Il existe d’autres alternatives à la facture acquittée qui peuvent faire office de preuve de paiement. Ces alternatives sont les suivantes :

·      Certification d’un récapitulatif des dépenses

C’est un document émis directement par un commissaire aux comptes ou par un expert-comptable. Il est recevable dans le cadre de versements d’aides ou subventions.

·      Extraits de relevés bancaires qui mentionnent les dépenses et paiements associés à la facture

Ces documents doivent être appuyés par des libellés suffisamment détaillés. Ils sont recevables lorsque la société ne fait pas appel à un expert-comptable (par exemple pour les personnes sous le régime des autoentrepreneurs).

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji is_hand"></div><p>Si ces deux options ne sont pas concluantes, il est possible de faire appel à un huissier de justice. Il peut fournir un constat qui représente une preuve irréfutable pour votre prestataire, mais aussi devant une cour de justice.<p class="highlight-text_margin-top">Il est donc très important de conserver tous les justificatifs possibles (ticket de caisse, ticket de carte, talons de chèque, ou relevé bancaire) après le paiement d’une facture pour prouver que cette dernière a bien été réglée.</p></p></div>

Que faire en cas de facture non payée ?

Dans le langage courant, une « facture non acquittée » signifie une « facture non payée ».

Il existe des solutions pour éviter de se retrouver avec une facture non payée. Ces solutions qui protègent la trésorerie d’un travailleur indépendant sont mises en place par l’État, les établissements bancaires, ou encore des prestataires innovants.

Voici quelques exemples de solutions :

• Dispositifs légaux mis en place par la loi

Par exemple, il existe des procédures de recouvrement amiables (relance, mise en demeure), ou des procédures de recouvrement forcé ou judiciaire (injonction de payer, référé-provision et assignation en paiement).

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji is_hand"></div><p>Cependant, ces procédures nécessitent l’intervention d’un juge et ne sont donc pas à prendre à la légère.</p></div>

• Produits et services bancaires proposés par des prestataires :

Le découvert autorisé, très connu, représente un service bancaire. Cependant, c’est uniquement une solution de recouvrement à court terme.

L’escompte bancaire, lui, représente l’équivalent d’une avance proposée par la banque pour un recouvrement rapide des dettes.

Comment réclamer une facture impayée ?

En tant qu’entrepreneur, vous devrez sûrement faire face à des retards ou absences de paiement.

Plusieurs solutions existent pour faire face à ces impayés :

·      Solution amiable (contacter le client et lui rappeler)

·      Envoi d’une lettre de relance pour facture impayée (pas obligatoirement en lettre recommandée)

·      Envoi d’une mise en demeure pour facture impayée (forme et mentions obligatoires à respecter)

·      Recours à des professionnels (recouvrement judiciaire, requête d’injonction de payer, référé-provision, assignation en paiement, huissier de justice)