La numérotation de facture simplifiée

Pourquoi numéroter ses factures ?

Émise au moment de la vente, une facture doit comporter un numéro. Numéroter une facture est d’abord une obligation. C’est l’une des mentions obligatoires en matière de facturation.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>La numérotation d’une facture a un double objectif :<ul><li><span class="label">Limiter la fraude,</span></li><li><span class="label">S’organiser administrativement.</li></ul></p></div>

Les factures sont à garder pendant 10 ans, une bonne numérotation permettra à l’entreprise de s’y retrouver administrativement.

Une numérotation réglementée

Réglementé par la loi, et plus particulièrement par le Code de commerce et le Code des Impôts, le numéro d’une facture est unique.

En France, les règles sont strictes en matière de facture et la numérotation est basée sur une série chronologique continue.

Pour bien numéroter sa facture, il est important de respecter ces quelques règles :

• Le numéro d'une facture est unique.
• La numérotation des factures doit se suivre.
• La numérotation doit suivre une chronologie.
• La numérotation d’une facture doit apparaitre sur toutes les pages. S’il y a 3 pages par exemple, ces 3 pages devront comporter le numéro de la facture émise.
• Un compteur commun peut être mis en place entre les avoirs et les factures.
• En matière de numérotation, un préfixe comme l'année suivie du mois peut être ajouté.
• Lorsqu'il y a un changement d'exercice comptable, la numérotation est remise à 0.

Personnaliser ses factures

En tant qu’émetteur de facture, c’est à l’entreprise de choisir la numérotation de ses factures. La numérotation peut se faire de plusieurs façons.

Débuter la numérotation des factures

Il n’est pas obligatoire de commencer la numérotation des factures par le chiffre 1. Pour une première facture et pour éviter de montrer que c’est une première, il est possible de commencer la numérotation à 200 par exemple.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Notez qu’il est possible de changer de système de numérotation à tout moment. Si l’entreprise opte pour une numérotation chronologique et plus cohérente, c’est possible ! Nous conseillons de le faire en début de nouvelle année tout comme nous conseillons de repartir de zéro chaque année. Évitez donc de faire des changements en cours d’exercice et soyez en mesure de justifier ce changement.</p></div>

Légalement, aucun texte n’impose de commencer une série de factures par 1 mais pour éviter les risques (fiscaux notamment), nous recommandons de commencer par ce chiffre.

Les préfixes pour numéroter les factures

Afin de faciliter le classement des factures, il est possible d’utiliser un préfixe.

Un préfixe temporel

Le préfixe peut être temporel et peut être représenté par :

• L’année : Pour les factures émises en 2021, la numérotation serait la suivante : 2021-00001
• L’année et le mois : Pour les factures émises en janvier 2021, la numérotation serait la suivante : 2021-01-0001
• Le mois : Pour les factures émises en janvier, la numérotation serait la suivante : 01-0001

Un préfixe particulier suivi d’une suite de nombre

Le préfixe peut également être défini par séries distinctes lorsque l’activité le justifie. Ce type de numérotation peut être utile lorsque l’entreprise à :

• plusieurs sites de facturation,
• plusieurs catégories de clients dont les règles de facturation ne sont pas les mêmes,
• plusieurs modes de facturation sont utilisés (facture papier, facture électronique, etc.).

Le préfixe peut donc être une lettre suivie d’un numéro par exemple (A-0001, B-0001…), ou un préfixe qui identifie un site (ETA1-0001, ETA2-0001…)

Les choses à éviter en matière de facturation et de numérotation

Lorsqu’on parle de facture et de numéro sur une facture, il y a des conditions à respecter. Il n’est donc pas possible de :

• Insérer une nouvelle facture entre 2 factures déjà existantes. La numérotation des factures doit être continue et doit suivre une chronologie,
• Utiliser le même numéro pour 2 factures différentes,
• Supprimer une facture, car cela revient à faire un trou dans sa série de numérotations. Par ailleurs, il n’est pas possible de supprimer une facture pour utiliser son numéro sur une autre facture,
• Annuler une facture alors qu’un avoir devrait être fait,
• Enfreindre l’ordre chronologique,
• Interrompre une série de factures. Les séries se font de manière ininterrompue, il n’est pas envisageable d’avoir de trous ou de ruptures dans la numérotation des factures.

Si l’entreprise opte pour une série séquentielle (0, 1, 2…), nous déconseillons de reprendre de 0 à chaque début de mois. L’administration fiscale pourrait considérer cela comme un mauvais signal. En effet, reprendre de 0 en début de mois rendrait possible l’insertion de factures a posteriori en fin de mois précédent.  

En cas d’erreur de numérotation, il ne faut surtout pas modifier le numéro. Le numéro d’une facture ne peut ni être modifié ni supprimé. L’entreprise devra :

• Éditer la facture sur laquelle une signature et la mention “annulée” devront apparaitre,
• Éditer un avoir,
• Éditer une nouvelle facture.

En cas de contrôle de l’administration fiscale, l’entreprise devra l’informer de l’erreur de saisie.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Notez qu’en cas d’erreur, l’article 1737 alinéa 3 du CGI prévoit une amende de 50% du montant de la transaction. Le montant de l’amende peut être abaissé à 5% si une nouvelle facture est émise dans les 30 jours.</p></div>

<div class="article-highlight_component is-cta"><div class="article-highlight_emoji is_cta"></div><p>>> En cas de litige sur la numérotation d’une facture, grâce à notre assurance Protection Juridique Professionnelle, nos juristes donnent d’excellents conseils</p></div>

Numérotation des factures d’avoir, d’acompte et proforma

Facture d’avoir

Traitée de la même manière qu’une facture classique, la numérotation de la facture d’avoir peut-être intégrée aux séries de numérotation des factures classiques.

Il est possible de lui donner une numérotation différente. Pour cela, le préfixe peut être changé avant de différencier les factures d’avoir des factures classiques.

Facture d’acompte

Pour la facture d’acompte la règlementation en matière de numérotation est la même que pour une facture classique. La facture d’acompte doit donc être intégrée directement à la série de numérotations des factures classiques.

Facture proforma

Dans le cas de la facture proforma, il n’est pas obligatoire de la numéroter. Pour des raisons administratives, nous conseillons de la numéroter. La seule obligation pour ce type de facture est la mention “facture proforma” sur le document.

Numéroter automatiquement ses factures

Avoir un logiciel peut constituer un réel avantage, surtout lorsque le volume de vente et le nombre de factures émises sont importants.

Les numéros de factures seront attribués automatiquement et aucune erreur ne pourra être faite. L’entreprise n’aura plus à s’inquiéter et devra juste vérifier que la date d’émission est cohérente avec le numéro de la facture.